The Young ProfessionalDas Online-Magazin für junge Talente von Henryk Lüderitz


Der Kommunikationsplan - Teil 2

Der abgeklärte Anruf – so gelingen Telefonate mit dem Chef noch besser!

Ein Beitrag von Henryk Lüderitz

 

 

Wie für die E-Mail gilt auch für das Telefonat: Mal eben so nebenbei den Chef anrufen, geht schnell daneben. Eine Telefonnummer ist fix gewählt, doch ein planloser Anruf kann für Irritationen sorgen, weil der Vorgesetzte euch und euer Anliegen missversteht. Letztendlich müsst ihr dann doch einen Termin zum persönlichen Gespräch ausmachen, was alle Beteiligten ja eigentlich durch einen Anruf vermeiden wollten. Damit euch sowas nicht passiert, habe ich euch einige Tipps zusammengestellt, wie ihr das Telefonat mit dem Chef souverän meistert!

Die NoGos der Telekommunikation

Beim Telefonat mit dem Chef gibt es natürlich auch einige NoGos, die ich hier kurz abklären möchte:

Einfach drauf losquatschen

Bevor ihr euer Anliegen vortragt, vergewissert euch, ob euer Chef gerade Zeit hat. Dies ist einfach eine Frage der Höflichkeit und der Rücksichtnahme. Es kann schließlich sein, dass ihr zu einer völlig unpassenden Gelegenheit anruft. Deshalb immer direkt fragen: „Haben Sie gerade Zeit für Anliegen XY ?“.

Die Freisprechanlage

Vergewissert euch, dass ihr ein privates Gespräch auch immer privat führt. Manche Inhalte gehen die Menschen um euch herum nichts an, oder sie fühlen sich durch das öffentliche Telefonat sogar belästigt.

Nebengeräusche

Die Atmosphäre machts: In der Bahn mit dem Chef mal eben etwas abklären zu wollen, kann natürlich ziemlich daneben gehen. Gleiches gilt für andere Orte, an denen die Verbindung schlecht ist. Dazu zählen Parkhäuser, Keller etc.
Auch für euch ist ein ruhiger Raum viel besser, da ihr nicht durch Handlungen anderer abgelenkt werdet.

So klappt das Telefonat mit dem Chef!

Damit ihr Gespräche in Zukunft besser und sinnvoller führen könnt, habe ich jetzt drei Tipps für euch zusammengestellt. Zu Beginn lohnt es sich, wie schon angedeutet, auf die Umgebung zu achten:

Umgebung und Start

Für beide Seiten sollte das Gespräch angenehm zu führen sein. Nehmt euch einen Notizblock und setzt euch in eine ruhige Umgebung mit guter Verbindungsqualität. So seid ihr nicht abgelenkt und müsst euch keine Sorgen machen, dass das Gespräch abbricht – es sei denn euer Chef steckt gerade im U-Bahntunnel. Wichtig ist auch , dass ihr anfragt ob es dem Chef gerade passt über Thema XY zu sprechen.

Klares Ziel und Struktur

 

Ihr wollt also 5 Minuten über das Thema sprechen und euer Chef ist einverstanden? Das ist natürlich die optimale Bedingung für das Gespräch – sofern ihr auch überlegt habt, was ihr sagen wollt! Macht euch also im Vorfeld Gedanken darüber, mit welchem Inhalt ihr die 5 Minuten Gespräch füllen wollt. Ganz generell eigenen sich Telefonate eher für die Fälle, in denen es um einen Meinungsaustausch geht.

Die Struktur könnte dann so aussehen:

1. Thema einleiten

2. Problem/Fragestellung erläutern

3. Eigene Idee vorstellen

Nach dieser dreiteiligen Erörterung solltet ihr dem Chef gezielt eine Frage dazu stellen: Wie sehen sie das Thema? Wie sollen wir damit umgehen?

Mit dieser klaren Struktur könnt ihr eure vereinbarte Redezeit einhalten und habt im Optimalfall auch noch alle Informationen herausgeholt, die ihr zum weitermachen braucht!

Die Gedankenstütze für den Chef

Chefs lieben Mitarbeiter die mitdenken. Der Chef bekommt wahrscheinlich viele Anrufe von unterwegs. Viele Mitarbeiter wollen Fragen und Probleme mit ihm abklären. Welches „Chef-Problem“ ergibt sich daraus? Richtig, er muss sich an alle Gespräche erinnern. Da kann es natürlich passieren, dass ein Gespräch vergessen wird.

Da ihr aber Profis seid, passiert euch sowas nicht! Und wieso nicht? Weil ihr eurem Chef ca. 10 Minuten nach dem Gespräch eine kurze Gedankennotiz geschickt habt. Was heißt das konkret?

Ihr habt in 3-4 Sätzen euer Telefonat zusammengefasst und mit einem eindeutigem Betreff per Mail an den Chef geschickt. So könnt ihr nun gar nicht vergessen werden!

Wenn das Gespräch überraschenderweise doch recht bedeutungslos gewesen ist, könnt ihr euch den Schritt natürlich sparen.

Wie sehen eure Telefonate aus?

Nun seid ihr dran: Berichtet mir von euren Telefonerfahrungen im Zusammenhang mit Vorgesetzten. Welche Telefonate waren besonders gut oder schlecht? Ich freue mich auf Anregungen, Fragen und Kommentare, euer Henryk.

"The Young Professional"
gibt es jetzt auch als Podcast.

Kommentieren