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Der Kommunikationsplan - Teil 1

Die perfekte E-Mail: Solche Mails wollen Chefs gerne lesen!

Ein Beitrag von Henryk Lüderitz

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Mir hat mal einer meiner Chefs gesagt: „E-Mails sind für schwache Geister“. Er hatte sich unglaublich über plan- und strukturlose E-Mails geärgert. Klar, eine E-Mail hat den Vorteil, dass sie schnell verfasst werden kann! Dieser Vorteil mutiert aber auch schnell zu einem Nachteil. Nämlich dann, wenn einfach drauf los geschrieben wird. Bei diesem Chef habe ich jedenfalls gelernt, meine Mails so zu verfassen, dass sich Chefs darüber freuen.
Ihr wollt das auch können? So gehts:

Die No-Gos des E-Mailings!

Bevor wir zu den guten E-Mails kommen, gibt es 2 No-Gos, die man unbedingt vermeiden sollte. Obwohl es eigentlich logisch erscheint, diese Art des E-Mailings zu verbannen, treten diese Fehler immer wieder auf. Wie sollte ein E-Mail also nicht aufgebaut sein?

Weitergeleitete E-Mail-Ketten

Welcher Chef hat Zeit, sich eure ganzen vorherigen Konversationen durchzulesen? Im Grunde ist es eine Zumutung, sich endlos durch diese Kettenbriefe zu kämpfen. Hier solltet ihr dem Chef die Möglichkeit geben, Zeit zu sparen.

Mein Tipp: Bevor ihr aus verschiedenen Gründen einfach auf weiterleiten klickt, fasst auch komplexe Entwicklungen lieber selbst in einer separaten E-Mail zusammen.

Die E-Mail als Notizzettel

Jeder Gedanke, der einem gerade durch den Kopf geht, wird schnell in das E-Mail-Feld gehackt und abgefeuert. Es ist ja schön, dass ihr eure Gedanken, Ideen und Vorschläge teilen möchtet. Aber so tragt ihr dazu bei, dass Chefs und Kollegen pro Tag mit 80-150 Mails zu kämpfen haben. Das ist sehr anstrengend und führt dazu, dass viel Zeit verloren geht.

Mein Tipp: Arbeitet mit einem virtuellen/echten Notizzettel. Dort könnt ihr ganz einfach Aufgaben, Fragen und Ideen sammeln. Am liebsten habe ich daraus sogar ein kleines Mindmap gemacht, um mehr Struktur auf dem Zettel zu haben.

Der Weg zur perfekten E-Mail

Nachdem ihr nun die absoluten No-Gos kennt, geht es jetzt natürlich um die Frage, wie die perfekte Mail an den Chef aussehen sollte. Ich habe euch dazu vier Punkte zusammengestellt, auf die ihr beim Schreiben einer Mail achten solltet.
Zunächst wäre da die Frage:

Was gehört in eine E-Mail?

Bereits im vorherigen Artikel zum Phantom der Oper  habe ich erwähnt, dass ihr euch gut überlegen solltet, was überhaupt in eine E-Mail gehört. Für manche Themen bietet sich nämlich eher das Telefonat oder sogar das persönliche Gespräch an.
Beachten müsst ihr dabei besonders Folgendes: E-Mails werden im Jahr 2019 zu über 70% mobil gelesen, also nicht mehr an einem Desktop. Dementsprechend ist es hilfreich, wenn man die E-Mail bequem in wenigen Minuten auf dem Smartphone lesen kann. Es passt deshalb gut, wenn ihr per Mail Themen besprecht, die bereits bekannt sind und bei denen es lediglich noch um eine finale Entscheidung geht (z.B. Option A oder B).

Wählt einen eindeutigen Betreff!

Ihr wollt mit euer Mail an den Vorgesetzten etwas erreichen? Dann solltet ihr das auch deutlich machen! Versucht die Headline besonders interessant zu formulieren, damit der Chef euch und eurem E-Mail-Anliegen direkt entgegen kommt. Der Betreff muss zum Weiterlesen einladen.

Strukturiert eure Mails!

Nachdem ihr eure Betreffzeile aussagekräftig gestaltet habt, geht es nun um den Inhalt. Die folgende Struktur passt zu nahezu jedem Thema:
Zunächst empfiehlt es sich, in 1-2 Sätzen das Thema oder das Ziel der Mail zu beschreiben.
Dann geht es um den Status Quo. Hierbei ist es wichtig, keine Zeit mit großen Rückblicken zu verschwenden, sondern kurz und knackig zusammenzufassen, wie sich die aktuelle Situation darstellt.
Im nächsten Schritt beschreibt ihr zwei mögliche Optionen zum weiteren Vorgehen. Die Optionen sollten kurz mit Vor- und Nachteilen beschrieben werden.
Für den letzten Absatz eignet sich eine klare Empfehlung, auf die der Chef im Idealfall mit einem „OK“  reagieren kann.

One-Shot

Für eine gute E-Mail gibt es nur eine Chance. Deshalb gilt: Geschriebene Mails gründlich prüfen, bevor ihr sie abschickt!
Einmal versendet, ist es schwierig, eine Mail wieder zurückzuholen. Das ist so ähnlich wie im Gespräch: Ausgesprochene Worte kann man nicht zurücknehmen. Speichert eine E-Mail also erstmal nur als Entwurf. Lest die Mail nach 1-2 Stunden nochmals durch und schickt sie erst nach einem allerletzten Check ab. Bei kniffligen Themen ist es hilfreich, auch mal den prüfenden Blick eines Kollegen zu nutzen.

Wie sehen eure Erfahrungen aus?

Nun interessiert mich natürlich, was ihr so für E-Mails bekommt oder schreibt: Was waren die nervigsten/schlechtesten Mails, die ihr je erhalten oder selbst geschrieben habt?
Und natürlich auch eure Best Practices: Wie schreibt ihr gute Mails an Vorgesetzte? Ich bin auf eure Antworten gespannt.

"The Young Professional"
gibt es jetzt auch als Podcast.

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