The Young ProfessionalDas Online-Magazin für junge Talente von Henryk Lüderitz


Was tun, wenn Projekte nicht mehr zu retten sind?

Extremfall: Projekt scheitern lassen – Tipps für den souveränen Absturz

Ein Beitrag von Henryk Lüderitz

Projektleiter lieben das Risiko

Oder besser gesagt, es in den Griff zu bekommen. Was aber tun, wenn der Extremfall eintritt und ein Projekt kaum noch zu retten ist? Gute Projektleiter sind auf den Extremfall „Projekt scheitern lassen“ vorbereitet und beherrschen den souveränen Absturz. Was dazugehört, verrät der führende Business Coach und Management Trainer Henryk Lüderitz.

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Schuld hat immer der Projektleiter

Am Ende des Tages gibt es Projekte, die nicht mehr zu retten sind. Trotz guter Vorbereitung und vollem Einsatz. Was tun, wenn der Overkill droht und der Absturz schon in Sicht ist? Die „Kopf-in-den-Sand-Taktik“ ist bestimmt verlockend, aber keine echte Alternative. Mit einem gescheiterten Projekt sind viele Unannehmlichkeiten verbunden, die weit über das Chaos auf der Arbeitsebene hinausgehen. Vertragsstrafen, nicht verlängerte Verträge für Projektmitarbeiter, Krisenmeetings mit der Geschäftsführung, usw.. Das Schlimmste daran ist, dass ALLE dabei in Richtung des Projektleiters schauen. Wer Projekte leiten will, sollte sich des Risikos für die eigene Karriere bewusst sein.
Das Ungerechte an der Verurteilung des Projektleiters ist, dass er selbstverständlich nicht an ALLEM Schuld sein kann. Projekte sind riskant und können trotz guter Arbeit scheitern. Hören will das aber keiner, wenn der Karren krachend vor die Wand fährt. Wie du als Projektleiter möglichst unbeschadet ein Projekt scheitern lässt, zeigen wir dir hier…

 

Team einschwören – Fahnenflucht vermeiden

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Ist ein Projekt nicht mehr zu retten, sind die ersten Anzeichen dafür bereits mehrere Wochen vor dem harten Aufschlag zu erkennen. Letzte Rettungsversuche sind bereits gescheitert, die Stimmung im Projektteam sinkt und jeder versucht, möglichst unbeschadet aus der Nummer herauszukommen. Die Mitarbeiter ahnen das herannahende Chaos bereits und suchen Schutz in ihrer Linienaufgabe.

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Henryk Lüderitz, Management Trainer und Business Coach mit jahrelanger Erfahrung als Projektleiter im Konzern: „Scheitern lässt sich nicht immer vermeiden. Entscheidend ist, wie man damit umgeht!“

Die Herausforderung für Projektleiter besteht darin, gemeinsam mit dem Team ein sauberes Ende zu finden. Sprecht im Team-Meeting deshalb offen über die Lage und versucht gemeinsam eine tragbare „Exit-Strategie“ zu finden. Wichtig ist, auch das Scheitern gemeinsam zu bewältigen. Macht hierbei unbedingt deutlich, dass zusätzlich ein schlechtes Licht auf jeden Einzelnen fällt, wenn das Projekt fluchtartig verlassen wird und jeder seine persönlichen Gründe und Rechtfertigungen für den Misserfolg findet.
Ein Projekt scheitern zu lassen ist ein Extremfall. Gleichzeitig aber die Kontrolle über das Team zu verlieren, zeugt von geringen Führungsqualitäten.

 

Wie sieht eine gute Exit-Strategie aus?

Dass Projekte scheitern können ist bekannt. Spätestens seit dem Bau des Berliner Flughafens. Projektleiter sind keine Götter, die politische Entscheidungen oder Umweltkatastrophen verhindern können. Trotzdem sind sie bis zum bitteren Ende für das Projekt verantwortlich.

Ein Projekt scheitern lassen – transparent und koordiniert

Selbst wenn ihr das Scheitern nicht verhindern könnt, erwarten Kunden, Kollegen und Auftraggeber zumindest Transparenz über die Entwicklung. Ein gescheiteres Projekt ist keine Glanzleistung. Es wird jedoch zum echten Karrieregrab, wenn der Projektleiter das Endes entweder nicht hat kommen sehen, oder gutgläubig und naiv bis zum letzten Tag versucht es zu retten. Im schlimmsten Fall sogar ohne seinem Umfeld von der kritischen Lage zu berichten.
Von einem guten Projektleiter wird verlangt, dass er transparent kommuniziert und im richtigen Moment koordiniert die Reißleine zieht.

Wann erstelle ich meine Exit-Strategie?

Die Exit-Strategie darf nicht erst erstellt werden, wenn das Chaos bereits ausgebrochen ist. Jeder Pilot oder Kapitän hat Abläufe und Checklisten für den Extremfall. Die werden nicht erstellt, wenn der Kahn sinkt. Es lohnt sich also, einen Notfallplan bereits in der Planungsphase zu entwickeln. In diesem Plan sind auch die klaren Kriterien enthalten, wann im Projekt auf den roten Knopf gedrückt wird. Diese Definition hilft einerseits gegenüber den Stakeholdern und gleichzeitig bei der projektinternen Diskussion. Wenn die Luft dünn wird, gehen die Meinungen im Projektteam gerne weit auseinander. Die einen wollen schon früh das Projekt scheitern lassen, andere wollen es künstlich am Leben halten.

Ursachenforschung & Maßnahmenpläne

Zuerst sollten im Team die Ursachen für den Misserfolg gesammelt und bewertet werden. Seitens des Managements sind viele Fragen nach dem Warum und Wieso zu erwarten. Außerdem gilt es, die bisherigen Maßnahmenpläne verständlich erklären zu können. Besonders die rechtzeitigen und konstruktiven Hinweise auf ein drohendes Projektende sollten dokumentiert sein.

Folgeschäden vermeiden

Danach gilt es Folgeschäden durch das Projektende zu vermeiden. Plant also genau, wer über das Projektende informiert werden muss, damit beispielsweise in anderen Unternehmensbereichen keine weiteren Projekt-Investitionen getätigt werden. Besonders gefragt ist in diesem Fall der juristische Rat von Experten, denn es gilt Verträge zu beenden und eine „große Maschine“ kontrolliert zum Stillstand zu bringen. Selbstverständlich ist das nicht. Mir sind in meiner Laufbahn als Projektleiter viele Alt-Projekte begegnet, die Jahre nach einem unkontrollierten Ende noch laufende Kosten verursacht haben!

Das Chaos aufräumen

Vorletzter Schritt der Exit-Strategie ist das Aufräumen. Stellt euch das Projekt wie eine Baustelle vor. Wenn ihr es schon nicht geschafft habt, das Bauwerk zu errichten, dann räumt das Feld wenigstens organisiert und gewissenhaft. Wenn neben dem gescheiterten Projekt noch ein riesiges Chaos zurückbleibt, entsteht ein zusätzlich negatives Image. Hier wird das unbeliebteste Projektthema wieder relevant, die Dokumentation. Im Rückbau oder einer Rückabwicklung werden Ressourcen frei, die nicht einfach im Nirgendwo verschwinden dürfen. Darin liegt sogar eine kleine Chance zur Ergebniskosmetik. Vielleicht lassen sich Elemente der bisherigen Arbeit verkaufen oder wiederverwenden.

Hallo Chef, ich habe fertig!

Im letzen Schritt steht der Gang nach Canossa an: das Management informieren. Sind die o.g. Punkte sorgfältig vorbereitet, werden in aller Regel nicht gleich Köpfe abgerissen. Kleiner Tipp für den richtigen Zeitpunkt:  Ein Projekt scheitern zu lassen ist eine emotionale Angelegenheit. Auch wenn der Chef bereits über die negative Entwicklung informiert ist, kann das finale Aus die Gemüter erhitzen. Wenn ihr am Donnerstag oder Freitag die schlechten Neuigkeiten überbringt, kann sich euer Chef am Wochenende ein bisschen beruhigen.

 

Wie ist eure Erfahrung mit gescheiterten Projekten? Hat der Projektleiter das sinkende Schiff koordiniert evakuiert und verlassen? Oder ist großes Chaos ausgebrochen? Ich freue mich auf eure Reaktionen und Kommentare und ich wünsche euch immer gutes Gelingen mit euren Projekten.

Euer Henryk Lüderitz

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