The Young ProfessionalDas Online-Magazin für junge Talente von Henryk Lüderitz


Todsünden der Meetingkultur

Im Meeting zeigt sich, wer ein guter Chef ist!

Ein Beitrag von Henryk Lüderitz

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Gute Führungskräfte zeichnen sich nicht unbedingt durch Fachkompetenz aus! Anders ist es bei der Methoden- und Organisationskompetenz. Diese Disziplinen müssen gute Führungskräfte beherrschen. Einer der besten Gradmesser dafür, ist die Organisation eines Meetings. Hier zeigt sich, ob ihr gute Chefs seid. Worauf ihr bei der Vorbereitung von Meetings achten müsst, habe ich euch einmal zusammengefasst.

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Und woran liegt es? In vielen Fällen an einer hundsmiserablen Meetingkultur. Eine Studie von Sharp hat herausgefunden, dass Mitarbeiter im Schnitt 16,5 Stunden im Monat in Meetings verbringen, die 8 von 10 Befragten als überflüssig empfinden. Überflüssig vor allem, weil 55% der Meetings ohne Ergebnis enden. Die Ursache dafür lässt sich mit dem alten Sprichwort „Der Fisch stinkt vom Kopf“ erklären: Denn die meisten Meetings werden von Führungskräften einberufen und geleitet. Offensichtlich besteht hier also dringender Handlungsbedarf.

 

Die Vorbildfunktion des Chefs

Wenn wir hier über eine Meetingkultur sprechen, sind damit natürlich alle Mitarbeiter miteinbezogen, die zu Besprechungen einladen. Dennoch prägen ganz besonders die Führungskräfte die Besprechungskultur in den Unternehmen. Sie kommen teilweise unpünktlich und schlecht vorbereitet zu ihren eigenen Meetings, für die es dann auch noch nicht einmal eine Agenda gibt. So entwickelt sich eine absolut negative Vorbildsfunktion. Selbst wenn so ein schlecht organisierter Chef seine Mitarbeiter zur besseren Organisation der Meetings anhalten würde, stünden ihm seine negative Vorbildfunktion & Glaubwürdigkeit im Weg. Wie geht es nun also besser?

 

Vorbereitung ist 90% eines guten Meetings

Ja, eine gute Vorbereitung dauert fast so lange, wie das Meeting selbst. Die Faustregel lautet:

Für ein 45 Minuten Meeting sollte ungefähr die gleiche Zeit in eine gute Vorbereitung fließen.

Neben der erforderlichen Professionalität ist es auch eine Frage der Wertschätzung, dass Führungskräfte die Zeit der Teilnehmer als etwas sehr kostbares behandeln sollten. Wenn Teilnehmer wissen, was von Ihnen erwartet wird, können sie sich besser vorbereiten und tragen zu einem reibungslosen Ablauf im Meeting bei. Nichts ist schlimmer, als wenn im Meeting noch erklärt werden muss, worum es geht und welche Fragen zu besprechen sind. Deshalb gehört zu einer guten Vorbereitung auch eine Einladung, die neben einem konkreten Betreff auch die Agenda des Meetings enthält. Eine gute Agenda gibt mit Zeiten eine genau Vorgabe, welche Punkte wie lange dauern sollen und erklärt auch, von wem zu dem jeweiligen Punkt ein Input gewünscht ist.

 

Was ist mein Ziel?

Wenn Chefs nicht wissen, wohin sie wollen, können sie auch keinen Mitarbeiter „mitnehmen“. Erst recht nicht zu einem Meeting. Der erste Schritt einer guten Führungskraft beginnt also lange vor dem Meeting mit der Frage: Was ist überhaupt das Problem und was möchte ich erreichen?

 

Das Storyboard

Ist das Ziel für eine Besprechung definiert, gilt es zu überlegen, wie der perfekte Ablauf dieser Besprechung sein soll. Wie gelingt der beste Einstieg in das Thema? Welche Fragen können sich ergeben? Ab welcher Detailtiefe soll Schluss sein, etc.

Ich habe dafür gerne mit einem leeren Blatt Papier gearbeitet und mir dort unterschiedliche Optionen & Wege notiert. Alternativ bieten sich dafür auch Moderationskarten an. Die Storyboard Vorbereitung ist dann auch die Grundlage für eure Agenda, in die ihr am besten direkt die Zeiten für die einzelnen Punkte eintragt. So verzettelt ihr euch nicht in eurem Zeitmanagement.

 

Maximale Dauer

 

Schlafen im Büro

Erinnert ihr euch noch daran, wie es euch nach einer Schulstunde ging? Ich war nach 45 Minuten ziemlich platt und spätestens nach einer Doppelstunde reif für eine Pause an der frischen Luft. Unser Körper lässt auch heute nicht viel größere Konzentrationsspannen zu, weshalb ihr gut beraten seid, Meetings mit maximal 45 Minuten Dauer anzusetzen. Alles was länger geht, kostet unnötig Energie und wird schnell ineffizient. Merkt ihr im Storyboard, dass euer Thema „größer“ ist, überlegt euch lieber einen Weg, daraus mehrere kleine Meetings zu machen. In der Praxis könnt ihr beispielsweise kurze Meetings mit einzelnen Fachbereichen machen, statt direkt alle Fachbereiche für lange Besprechungen einzubestellen.

 

Wen brauche ich für das Meeting?

Meistens entstehen direkt in der Storyboard-Planung schon die ersten Ideen, welche Mitarbeiter für die einzelnen Punkte verantwortlich sein könnten. Wichtig ist die Grundregel, dass Teilnehmer etwas aktiv beitragen können sollten, wie z.B. zur Beantwortung einer Schlüsselfrage oder eigene Erfahrungen aus dem letzten Projekt, etc.
Ich rate dringend davon ab, Peronen einzuladen, für dir ihr im Storyboard keine konkrete Frage bzw. Aufgabe findet. Diese Personen sind im Meeting nutzlos und verschwenden nur Sauerstoff 😉
Wenn ihr im Storyboard Punkte habt, die für eine größere Anzahl von Personen interessant ist, diese aber keinen aktiven Input dazu bringen können, empfiehlt sich ein anderes Format für die Info zu finden, statt ein Meeting zu übervölkern.
Webinare, Townhall-Meetings oder Stand-up Meetings erzielen als Info-Format eine gute und effiziente Wirkung.

 

Rahmenbedingungen

Einer der Punkte, der bei ineffizienten Meetings ebenfalls gerne vergessen wird, sind die Rahmenbedingungen. Meetings in zu kleinen Räumen, mit wenig Licht, unzureichender technischer Ausstattung und ohne Getränke, sind ein Garant dafür, dass die Ergebnisse unterdurchschnittlich ausfallen werden. Wenn Getränke und Kekse aus Kostengründe gestrichen werden, rate ich zum Griff in die eigene Tasche. Für ein paar Euro gibt es bereits eine Keksdose beim Discounter. Der Effekt ist unbezahlbar: Die Teilnehmer sind zufrieden, satt und ihre Gehirne haben genug Zucker um guten Input abzuliefern. 😉

 

Wie ist es bei euch?

Was waren die schlimmsten Meetings? Habt ihr schonmal nichtssagende Einladungen bekommen?

Schreibt es mir gerne!

Ein gutes Meeting zu halten, ist insbesondere dann schwierig, wenn ihr gerade erst ein neues Team übernommen habt. Lest deswegen hier gerne noch einmal nach, wie ihr vom neuen zum guten Chef werden könnt!

Euer Henryk

 

"The Young Professional"
gibt es jetzt auch als Podcast.

Wie gut ist eure Meetingvorbereitung so?


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